圖書庫存管理就是對(duì)圖書成品的存入和發(fā)出進(jìn)行管理。圖書管理的目標(biāo)就是在滿足市場(chǎng)需要的同時(shí)又要讓圖書庫存的總成本最小化。精益生產(chǎn)咨詢公司認(rèn)為出版企業(yè)圖書庫存量過大會(huì)占有企業(yè)資源，影響企業(yè)圖書的銷售，所以出版企業(yè)要采用科學(xué)的技術(shù)方法，提高對(duì)圖書庫存的管理和控制，在滿足市場(chǎng)需求的條件下實(shí)現(xiàn)最小庫存的目標(biāo)。

成本管理

但近年來出版企業(yè)發(fā)生的違法事件說明出版企業(yè)在圖書銷售和庫存圖書管理方面存在較火問題。有的出版企業(yè)銷售人員利用職務(wù)便利。采取更改電腦原始記錄。以退書沖抵發(fā)書數(shù)額的手段，將書款據(jù)為己有。銷售部門業(yè)務(wù)員可以更改電腦記錄隨卷修改圖書銷售記錄和退書清單的記錄。這說明出版企業(yè)圖書銷售和庫存商品管理缺乏有效地機(jī)制。具體體現(xiàn)在以下幾方面。

1、財(cái)務(wù)部門未建立與客戶定期對(duì)賬制度。銷售部門只負(fù)責(zé)圖書的銷售而不考慮圖書是否及時(shí)回款。發(fā)了貨收不回款是出版界普遍存在的問題。出版企業(yè)與銷售商之間缺乏定期對(duì)賬機(jī)制。不能有效控制發(fā)出商品數(shù)量。全憑銷售商報(bào)數(shù)+不能真正掌握銷售商手中的商品銷售情況。

2、銷售部門未及時(shí)拔賬。庫存商品賬實(shí)不符現(xiàn)象嚴(yán)重。銷售人員將商品發(fā)出后沒有及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交銷售合同及清單需要開據(jù)發(fā)票確認(rèn)收款時(shí)，銷售人員才來報(bào)賬。財(cái)務(wù)部門只有在收到銷售清單時(shí)，才能確認(rèn)圖書銷售收入、消減庫存。因此。倉儲(chǔ)部門實(shí)物與財(cái)務(wù)賬不符問題極其嚴(yán)重是出版企業(yè)應(yīng)著力解決的問題。

3、圖書的銷售退回沒有及時(shí)力攫手續(xù)。退貨不入庫是出版企業(yè)退貨管理存在的最具代表性的問題。退回的貨物不重新辦理入庫，不區(qū)分好壞。仍然混同在發(fā)貨中管理這也是出版企業(yè)賬實(shí)不符的原因。特別是有的出版企業(yè)。將以貨與銷售混在一起。用其差額調(diào)整財(cái)務(wù)賬面數(shù)。使得庫存管理混亂。

4、缺少一套完善的軟件系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)、銷售和倉儲(chǔ)部門進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的圖書庫存管理模式下。由于管理手段欠缺造成圖書庫存信息與編輯、出版、發(fā)行等部門嚴(yán)重脫節(jié)。對(duì)于大中型出版企業(yè)來說。光靠手工管理品種眾多的圖書是不能得到有效控制圖書的銷售與庫存要全面監(jiān)控圖書的銷售與庫存情況。沒有完善的軟件系統(tǒng)支持是做不到的。

那么，圖書庫存管理與銷售中暴露的問題如何來解決呢？5S咨詢公司給我們擬出幾點(diǎn)方法。

（一）嚴(yán)控圖書銷售各環(huán)節(jié)，確保書款及時(shí)回籠。

圖書銷售管理是出版企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)。經(jīng)營(yíng)成果好壞要靠銷售回款來體現(xiàn)做好銷售與收款環(huán)節(jié)的監(jiān)管對(duì)于出版企業(yè)來說至關(guān)重要的，可著重從如下幾方面進(jìn)行。

1、建立崗位責(zé)任制，分離不相容職務(wù)。出版企業(yè)應(yīng)成立崗位責(zé)任制。明確銷售人員與財(cái)務(wù)人員的相關(guān)職責(zé)和權(quán)限。確保銷售與收款業(yè)務(wù)的職責(zé)分離并形成相互制約和監(jiān)督。出版企業(yè)應(yīng)將以下不相容職務(wù)予以分離：(1)接受客戶訂單的人不能同時(shí)負(fù)貴客戶信用等級(jí)鑒定和核準(zhǔn)付款(2)填制銷貨通知單的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)出商品工作。(3)開其發(fā)票的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)票的審核工作；(4)記錄應(yīng)收賬款的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)貨款的收取和退款工作。

2、建立客戶信用審批制度，做好對(duì)賬、應(yīng)收賬款管理。出版企業(yè)應(yīng)建立客戶信用審批制度。收集完整的客戶信用資料薄對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行分析，確定每個(gè)客戶的信用等級(jí)和信用限額，降低回款風(fēng)險(xiǎn)。銷售部門按照銷售政策和信用等級(jí)來決定對(duì)客戶的賒銷限額。信用管理部門在收到賒銷訂單后。根據(jù)該客戶已賒銷的額度和現(xiàn)在想要賒銷的額度加以匯總，對(duì)超出信用權(quán)限的額度予以拒簽。

建立與客戶對(duì)賬機(jī)制，全面掌握存放在客戶處的庫存商品數(shù)額。

出版企業(yè)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)出版物的銷售對(duì)賬管理工作，財(cái)務(wù)部門定期向客戶寄發(fā)應(yīng)收賬教對(duì)賬單，并根據(jù)客戶的回函與應(yīng)收賬款明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)。通過對(duì)賬充分了解客戶的銷售數(shù)量和庫存情況。從根本上控制客戶的存貨量。進(jìn)一步掌握出版物的市場(chǎng)需求狀況。有利于出版企業(yè)及時(shí)調(diào)整出版物的生產(chǎn)規(guī)模和出版方向。同時(shí)可以起到督促客戶及時(shí)付款的作用。

建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度，財(cái)務(wù)部門定期編制應(yīng)收帳款賬齡分析表，及時(shí)了解應(yīng)收賬款的賬齡、分析潛在回教風(fēng)險(xiǎn)。正確計(jì)算應(yīng)收賬款的實(shí)際價(jià)值。對(duì)于長(zhǎng)期掛賬無法收回的壞賬+財(cái)務(wù)部門要及時(shí)以書面形式報(bào)告社領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)銷售部門確認(rèn)確實(shí)不能回款的。銷售部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批不得盲目確認(rèn)壞賬損失。對(duì)所發(fā)生的壞賬查明原因，追究具體責(zé)任人相關(guān)貴任。對(duì)報(bào)批的壞賬損失應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行注銷應(yīng)收賬款，同時(shí)沖回計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備。已注銷的壞賬又收回的。財(cái)務(wù)部門要及時(shí)入賬，嚴(yán)禁形成外賬。

(二)建立庫存商品管理制度，加強(qiáng)圖書出入庫管理、建立庫存商品管理制度。確保實(shí)物管理到位。倉儲(chǔ)部門應(yīng)建立崗位責(zé)任制，設(shè)置專職的出版物保管員，明確崗位職責(zé)。對(duì)庫存商品入庫、發(fā)貨和銷售退貨等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。此外。還應(yīng)建立庫存商品清查盤點(diǎn)制度。定期或不定期地對(duì)庫存商品進(jìn)行實(shí)地清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并掌握庫存商品的毀損、變質(zhì)和長(zhǎng)斯積壓等清洗。建立銷售退回管理制度。銷售退回的商品必須經(jīng)銷售主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。銷售退回的出版物應(yīng)由質(zhì)量檢查部門的儲(chǔ)運(yùn)部門認(rèn)真清點(diǎn)后方可進(jìn)行再次入庫。倉儲(chǔ)部門應(yīng)在銷貨退回清單上簽字。表明已收到銷售退回的出版物。如有不符。注明入庫的品種和數(shù)量。財(cái)務(wù)部門在接到銷貨確認(rèn)清單后。方可進(jìn)行銷售退回的賬務(wù)處理。并支付退貨款。

2、加強(qiáng)圖書出入庫管理。為加強(qiáng)出版物入庫管理，倉儲(chǔ)部門應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)D書實(shí)際入庫冊(cè)數(shù)、版次、印次等真實(shí)資料進(jìn)行登記。銷售部門對(duì)于每一筆發(fā)出的圖書都應(yīng)與銷售商簽訂合同，根據(jù)銷售合同開具銷貨清單，倉儲(chǔ)部門根據(jù)審核無誤的銷貨清單按書名、版次、印次等信息進(jìn)行發(fā)貨處理。發(fā)貨結(jié)束后。倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)反饋銷售部門。同時(shí)將銷貨清單提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)出的圖書應(yīng)根據(jù)發(fā)貨清單進(jìn)行入賬管理(其中包括已發(fā)貨未回款的賒銷商品的管理)。

3、對(duì)外捐贈(zèng)管理。出版企業(yè)在進(jìn)行對(duì)外捐贈(zèng)時(shí)，應(yīng)由經(jīng)辦部門提出捐贈(zèng)申請(qǐng)報(bào)告?！〕霭嫫髽I(yè)對(duì)外捐贈(zèng)應(yīng)當(dāng)索取對(duì)方的捐贈(zèng)收據(jù)或確認(rèn)接受證明。與出版企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批的捐贈(zèng)報(bào)告一起，作為賬務(wù)入賬依據(jù)。出版企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)捐贈(zèng)行為應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查，監(jiān)督相關(guān)人員是否嚴(yán)格按照議事規(guī)范執(zhí)行。制止隨意對(duì)外捐贈(zèng)行為。

(三)通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)圖書銷售和庫存的有效管理出版企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)。開發(fā)一套適合本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)軟件。ERP系統(tǒng)包含了相應(yīng)的銷售管理和存貨管理等模塊。管理人員可以通過計(jì)算機(jī)的正確、快速響應(yīng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書銷售和庫存的情況進(jìn)行有效管理。從源頭對(duì)圖書選題策劃到投入生產(chǎn)，而后進(jìn)入銷售和庫存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位數(shù)據(jù)監(jiān)管。財(cái)務(wù)部門只需根據(jù)系統(tǒng)傳送的數(shù)據(jù)信息。全面了解圖書生產(chǎn)、銷售和庫存情況。針對(duì)圖書銷售回教和庫存情況，及時(shí)反饋給編輯和出版部門據(jù)此安排圖書出版、再版、重印及造貨計(jì)劃。

總之，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，面對(duì)出版社規(guī)模的增長(zhǎng)的需要，通過日常運(yùn)營(yíng)管理辦法來控制庫存，降低庫存成本，提高企業(yè)利潤(rùn)將更為現(xiàn)實(shí)。通過圖書生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)控制優(yōu)化庫存成本，良好的庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)、庫存結(jié)構(gòu)將能加快資金回轉(zhuǎn)，必能降低圖書的運(yùn)營(yíng)成本，從而節(jié)約企業(yè)成本支出，增加企業(yè)利潤(rùn)。